La factura electrónica es un sistema de facturación digital que nace para dar respuesta a la necesidad de modernizar los procesos administrativos y mejorar el control tributario. En los últimos años, numerosos países han avanzado en la adopción de este modelo, y en España, la reciente normativa establece su obligatoriedad para empresas y autónomos.
Este cambio supone un reto para muchos negocios, que deberán adaptar sus sistemas contables y operativos. Sin embargo, también representa una oportunidad para optimizar la gestión documental y agilizar las transacciones comerciales. A continuación, te contamos los detalles de la normativa y los pasos que deben seguir las empresas para cumplir con ella.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero con la ventaja de ser emitida, recibida y almacenada electrónicamente. Su uso permite mejorar la gestión documental, reducir costes y minimizar errores en la contabilidad.
Desde hace años, la factura electrónica es obligatoria para ciertas operaciones con la Administración Pública, sin embargo, con la nueva normativa, su uso se extenderá progresivamente a las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Nueva normativa sobre facturación electrónica
El Gobierno ha aprobado nuevas regulaciones que obligan a empresas y autónomos a adoptar la facturación electrónica en sus transacciones. Estas medidas forman parte del Plan de Digitalización y Transformación Digital, cuyo objetivo es modernizar el tejido empresarial y mejorar la transparencia fiscal.
Algunos de los puntos clave de la normativa incluyen:
- Obligatoriedad para empresas y autónomos: Todas las empresas y profesionales que operen en España deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.
- Formato estructurado: Las facturas electrónicas deben cumplir con formatos estándar reconocidos para garantizar su interoperabilidad.
- Plazos de implementación: Se establecerán fases progresivas de adopción, dependiendo del tamaño de la empresa. Las grandes empresas deberán implementarlo antes que las pymes y autónomos.
- Registro y almacenamiento: Las facturas electrónicas deben conservarse durante al menos 6 años y garantizar su accesibilidad.
- Sanciones: El incumplimiento de la normativa puede acarrear multas y sanciones por parte de la Agencia Tributaria.
Beneficios de la factura electrónica
Más allá de la obligatoriedad legal, la factura electrónica ofrece numerosas ventajas para los negocios:
- Ahorro de tiempo y costos: Reduce la necesidad de impresión, almacenamiento físico y envío postal.
- Mayor seguridad y control: Minimiza el riesgo de fraudes, pérdidas o alteraciones en los documentos.
- Automatización contable: Facilita la integración con sistemas de contabilidad y optimiza la gestión fiscal.
- Cumplimiento normativo: Evita sanciones al garantizar que las facturas cumplen con los requisitos legales.
- Sostenibilidad: Reduce el uso de papel, contribuyendo a la protección del medio ambiente.
Desde el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, refuerzan la idea de la transición hacia las facturas electrónicas. Para ello, detallan una serie de ventajas de las facturas electrónicas que puedes consultar en este enlace.
¿Cómo Implementar la factura electrónica en tu negocio?
Para adaptar tu empresa a esta nueva normativa, es importante seguir una serie de pasos clave:
- Elige un software de facturación electrónica: Existen diversas plataformas que permiten la emisión y recepción de facturas electrónicas de manera sencilla y automatizada.
- Verifica la compatibilidad con la normativa: Asegúrate de que el software cumple con los requisitos legales y permite la generación de facturas en los formatos exigidos.
- Capacita a tu equipo: Es fundamental que los empleados encargados de la facturación conozcan el funcionamiento del nuevo sistema y los cambios en los procesos internos.
- Digitaliza tu contabilidad: Integra la facturación electrónica con tu sistema de contabilidad para agilizar la gestión fiscal y mejorar la eficiencia administrativa. En Vila Asesores contamos con las herramientas necesarias para el traspaso de información necesaria para uso contable, fiscal y laboral para que sigas sin preocuparte por ciertos asuntos de tu negocio.
- Mantente informado: La normativa puede actualizarse con el tiempo, por lo que es importante estar al día con los cambios y asegurarte de cumplir con todas las obligaciones legales. Desde Vila Asesores te ayudaremos a estar al día y cumplir con al normativa vigente.
La facturación electrónica es un paso crucial en la transformación digital de las empresas ya que no solo facilita la gestión administrativa, sino que también mejora la eficiencia y la seguridad en las transacciones comerciales. Con la nueva normativa, su adopción se convertirá en un requisito obligatorio para todas las empresas y autónomos en España.
En Vila Asesores, estamos comprometidos en ayudarte a implementar esta transición de manera exitosa. Si necesitas asesoramiento sobre la facturación electrónica y su normativa, no dudes en contactarnos. Juntos, podemos asegurarnos de que tu negocio esté preparado para el futuro digital. Para más información, consulta nuestra página web.