Las cestas de Navidad se han convertido en una tradición muy arraigada en numerosas empresas españolas, ya que representan una forma de agradecer a los empleados su trabajo y su compromiso durante todo el año. Sin embargo, cuando llega el momento de cerrar el ejercicio contable, surge la duda de si este tipo de obsequios pueden considerarse un gasto deducible a efectos fiscales.
En este artículo de Vila Asesores analizamos en detalle en qué casos las cestas de Navidad pueden deducirse, cuándo no y qué precauciones conviene tener en cuenta para evitar sorpresas desagradables con Hacienda.
¿Qué son las cestas de Navidad a efectos fiscales?
Desde el punto de vista fiscal, las cestas de Navidad se consideran una retribución en especie, es decir, una forma de compensación al trabajador mediante bienes o servicios que tienen un valor económico, aunque no se entreguen en dinero. Este matiz es importante, ya que implica consecuencias tanto para la empresa como para el trabajador.
Para la empresa, el gasto puede ser deducible en el Impuesto sobre Sociedades o, en el caso de los autónomos, en el IRPF, siempre que se cumplan determinadas condiciones que garanticen su vinculación con la actividad y su carácter justificado. En cuanto al trabajador, el valor de la cesta debería incluirse en su nómina como retribución en especie, salvo que la empresa decida asumirlo como un gasto propio. Aunque en la práctica muchas compañías optan por no repercutirlo, conviene tener en cuenta que Hacienda podría exigir su integración en el salario en caso de una revisión.
¿Cuándo son deducibles las cestas de Navidad?
El criterio general para que las cestas de Navidad sean deducibles se basa en tres elementos fundamentales: la habitualidad, la justificación documental y la razonabilidad del gasto.
Debe tratarse de una costumbre de la empresa consolidada
Cuando la entrega de cestas o regalos similares se realiza cada año, se entiende que existe una costumbre consolidada dentro de la empresa. En ese contexto, Hacienda tiende a considerar que forma parte de la política retributiva o de las atenciones sociales al personal, y por tanto, que el gasto tiene una justificación económica y laboral. Para reforzar su deducibilidad, resulta aconsejable incluir esta práctica en el convenio interno, en el reglamento de empresa o en un documento que describa las políticas de recursos humanos.
Debe estar justificado y contabilizado
La empresa debe conservar la factura a su nombre, con todos los datos fiscales completos y el concepto claramente detallado. Los simples tickets de compra sin identificación no son válidos a efectos fiscales. Además, el gasto debe estar debidamente contabilizado en una cuenta adecuada, reflejando así su relación con el personal y no con actividades ajenas al negocio.
Debe tener relación con la actividad
Aunque el regalo de una cesta no esté directamente vinculado a la producción o a la venta de bienes y servicios, sí se considera una atención al personal y, por tanto, una inversión en el clima laboral y la productividad. Por este motivo, cumple con el principio de correlación de ingresos y gastos que exige la normativa tributaria (art. 14 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades y art. 28 de la Ley del IRPF).
Debe ser un gasto razonable
La Administración también valora la proporcionalidad del gasto. Si las cestas tienen un valor desmesurado o se entregan a personas ajenas a la empresa, Hacienda puede calificarlo como una liberalidad, y en consecuencia, declararlo no deducible.
Cuándo NO son deducibles
No todos los gastos en cestas de Navidad pueden deducirse. En determinados casos, Hacienda considera que se trata de gastos voluntarios o no relacionados con la actividad empresarial.
Las principales situaciones en las que se pierde la deducibilidad son las siguientes:
- Cuando se entregan de forma puntual o excepcional. Si la entrega no responde a una costumbre reiterada, se interpretará como una liberalidad, es decir, un gasto no necesario para la actividad económica.
- Cuando no existe una factura válida o la compra se realiza a título personal. Si la factura está a nombre de un empleado o de un socio, o si el gasto no se registra contablemente, no podrá deducirse.
- Cuando el número de cestas no se corresponde con la plantilla real. Si la empresa adquiere más unidades de las que justifican los empleados, o si las entrega fuera del ámbito laboral, el gasto se considerará improcedente.
En todas estas circunstancias, ni el gasto ni el IVA correspondiente podrán deducirse en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF, y el IVA soportado deberá considerarse simplemente como un mayor coste del gasto.
¿Qué pasa con el IVA?
Según el artículo 96. Uno.5º de la Ley del IVA, no son deducibles las cuotas soportadas en bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o terceros. Esto incluye las cestas de Navidad, por lo que, salvo casos excepcionales, el IVA soportado no podrá deducirse.
En la práctica, el importe total de la factura (IVA incluido) se contabiliza como gasto, y únicamente en los supuestos en los que la empresa repercuta el IVA correspondiente al trabajador (lo que implicaría incluir el obsequio como retribución en especie en la nómina) podría deducirse esa cuota, aunque esta operativa es poco habitual y suele generar más carga administrativa que beneficio.
Cómo documentar correctamente las cestas de Navidad
Para evitar que Hacienda cuestione la deducibilidad, resulta esencial disponer de una documentación sólida y coherente con el historial de la empresa. Es recomendable conservar:
- Factura con todos los datos fiscales de la empresa y concepto detallado.
- Registro contable como gasto de personal o atención social.
- Comunicaciones internas que acrediten la entrega, como correos, circulares o anuncios en el portal del empleado.
- Coherencia con años anteriores, para demostrar la habitualidad de la práctica.
- Listado de trabajadores beneficiarios, que justifique la cantidad de cestas adquiridas.
Cómo puede ayudarte Vila Asesores
En Vila Asesores creemos que las tradiciones empresariales que fortalecen el vínculo entre la empresa y su equipo deben mantenerse, siempre que se gestionen de forma ordenada y con el debido respaldo contable y fiscal. Por eso ayudamos a nuestros clientes a planificar correctamente este tipo de gastos, garantizando que se ajusten a la normativa y que puedan aprovecharse dentro de la legalidad como gasto deducible.
Nuestro equipo revisa la documentación, asesora en la correcta imputación contable y, si es necesario, actualiza las políticas internas para consolidar la práctica como habitual. De esta manera, podrás mantener la costumbre de entregar cestas de Navidad a tu plantilla con la tranquilidad de saber que todo está en regla y que Hacienda no te dará un disgusto.